Ordem de serviço é um documento que funciona como um guia para gerir todo o processo de prestação de um serviço dentro da empresa. Ele auxilia os colaboradores e os gestores alinhando-os sobre como anda o desenvolvimento do trabalho.
Devido a sua importância, as empresas cada vez mais têm procurado por tecnologias para fazer a emissão, compartilhamento, histórico e controle dessa informação de forma mais eficiente.
O que é Ordem de Serviço?
A Ordem de Serviço, ou OS, é um documento que formaliza o serviço que será prestado para um cliente e serve como um ponto inicial para a organização do trabalho.
Com ela as empresas prestadoras de serviços conseguem se planejar e organizar de forma eficiente as demandas por atendimentos, controlando o fluxo de trabalho.
Ela pode ser criada a partir do pedido de um cliente ou até mesmo pela determinação de um contrato e se torna obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços.
Portanto, podemos parametrizar a ordem de serviço como uma ferramenta de comunicação interna para a mobilização da equipe e planejamento de toda a execução do trabalho em uma empresa.
Com um fluxo de OS padronizado, a organização consegue:
- Organizar os pedidos conforme a capacidade produtiva da equipe
- Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas
- Controlar a produtividade dos colaboradores
- Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho
- Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência
- Calcular os custos para garantir uma precificação correta
- Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente
- Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente
- Gerenciar as finanças com mais agilidade.
E de modo geral, o documento deve conter as seguintes informações:
- Número da ordem de serviço
- Descrição do serviço a ser realizado
- Valor a ser cobrado
- Local de prestação do serviço
- Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.)
- Data de emissão
- Forma de pagamento.
- Técnico responsável pelo atendimento
- Materiais utilizados
Quais são as etapas para gerenciar uma ordem de serviço?
O gerenciamento de uma ordem de serviço pode ser feito a partir do pedido do cliente ou da abertura da demanda e pode-se fazer o controle desse documento em diferentes fases, porém, basicamente todas seguem uma operação padrão que constitui em:
- Elaboração do orçamento para o cliente
- Execução do serviço após fechamento da proposta comercial
- Acompanhamento do serviço em andamento
- Conclusão do serviço e finalização da OS
A seguir falaremos um pouco sobre cada uma das etapas.
Esclarecimento das regras de negócio
Cada empresa tem suas próprias regras de negócio para fomentar a execução dos serviços algumas delas podem solicitar algum tipo de “garantia” para que ocorra o trabalho de forma segura e com garantia de eficiência.
Valor de sinal
O valor do sinal, também conhecido como via de regra, ou valor de entrada, é calculado para garantir possíveis custos e despesas, tanto do comprador quanto do vendedor, no caso de desistência do negócio.
Por esse motivo, o valor dado pelos participantes do processo não é devolvido ao comprador. Por isso é importante antes de enviar o sinal para o seu vendedor que o comprador esteja ciente de todas as condições sobre o serviço.
Valor pré aprovado
O valor pré aprovado é uma proposta inicial que passou por uma primeira etapa de análise pela empresa oferecedora dos serviços, mas sem uma comprovação imediata do que será feito de fato, ou seja, é um valor dado ao serviço por meio de um orçamento antes de concretizar a execução do serviço, com isso, os valores podem se alterar ao decorrer do processo.
Pagamento mínimo para análise do serviço
O pagamento mínimo para análise é um valor estipulado pelo vendedor que é padrão da empresa para que seja liberada a análise do serviço, ou seja, independente do quanto ficara o serviço aquele valor mínimo será cobrado do cliente.
Abertura do atendimento
A abertura do atendimento se dá a partir do momento que o cliente solicita o serviço e é feito o preenchimento com os dados iniciais da proposta.
Análise do que deve ser feito
Após a abertura do atendimento será feita uma análise sobre o que será feito no atendimento e quais são os ativos participantes do serviço.
Aprovação do orçamento
Após a análise do que será feito, será criado o orçamento para o cliente com os dados do serviço que será efetuado e os valores.
Execução do serviço
Após a aprovação do cliente o serviço entra em execução, onde será desenvolvido a solução da demanda solicitada.
Cancelamento do serviço
Algumas vezes após a abertura da OS o cliente pode solicitar o cancelamento do serviço, e o cancelamento ele é gerido de forma diferente para cada empresa dependendo da regra de negócio adotada por ela.
Finalização do serviço
Após todo o processo de abertura, aprovação, geração do orçamento e execução do serviço e, claro, a satisfação do cliente com o atendimento a ordem de serviço pode ser finalizada.
Existem formas de se controlar e manter esses documentos dentro da empresa, mas uma das formas mais ágeis e eficientes é a emissão dessas ordens de serviço por meio de um sistema de gestão que automatize esse processo.
Esses softwares permitem um preenchimento rápido do documento por meio de telas e formulários padronizados e integram a emissão de OS com todo o processo de venda e pagamento.
O sistema do Eagle Gestão tem um módulo específico para você fazer o controle das suas ordens de serviço de forma simplificada. Nele você consegue gerir os tipos de serviços, suas etapas, os ativos participantes e gerar orçamentos de forma simples. Além de integrar o sistema ao e-mail da sua organização para deixar seu cliente ciente de cada parte da execução do processo.
