Neste artigo, vamos falar sobre as etapas de um processo de Implantação de sucesso. Nosso intuito é te ajudar a entender como deve ser divido cada etapa deste processo, para que você consiga solucionar as dores do seu cliente de forma assertiva e padronizada.
Com processos definidos você consegue passar credibilidade na forma como trabalha e acelerar processos aumentando a satisfação do seu cliente.
O que é o Processo de Implantação de um ERP?
Para começar, é preciso que você entenda o que é um ERP. O Software de Gestão Empresarial ERP é um sistema de gestão que auxilia na gestão administrativa, financeira e comercial que funciona de forma integrada.
Com o nosso Sistema de Gestão ERP o seu cliente consegue planejar, controlar gastos, otimizar processos de produção e outras necessidades que cada empresa possui.
Estes recursos possibilitam a otimização da gestão empresarial e a melhoria na tomada de decisão do gestor, através de dados claros e de fácil acesso para a análise de ações a serem realizadas na empresa.
Também é importante citar a segurança na proteção de dados que um Sistema oferece.
O processo de Implantação de um ERP é o momento em que você, responsável por entregar estas funcionalidades para o seu cliente, vai adaptar o software dentro da realidade da empresa com personalizações e configurações.
Falando em termos técnicos, a implantação é a fase do ciclo de vida de um software, no contexto de um Sistema de Informação, que corresponde textualmente a passagem do software para a produção.
Para alcançar a meta desejada, é necessário seguir as etapas de um ciclo de vida de implantação de sistemas, que é o passo a passo ideal para facilitar o seu dia a dia de trabalho.
Qual a importância de um processo de implantação de um ERP bem definido?
O processo de implantação do software ERP deve ser conduzido com cautela, já que envolve praticamente todas as áreas da empresa, diversos recursos (colaboradores) e processos da organização.
Um processo bem definido e documentado diminui as chances de erro na execução do Sistema de Gestão ERP. Ter um processo de Implantação certeiro minimiza problemas, e também minimiza situações que podem atrasar a implantação, podendo causar lentidão e insatisfação para o seu cliente.
Os grandes e demorados projetos de implantação, que demoravam anos e tinham altos custos foram sendo extintos, dando lugar à rapidez e baixo custo, respeitando a qualidade da entrega e a flexibilidade do produto ou serviço.
E se você quiser continuar se escalando no mercado sendo competitivo e bem visto, deve se atentar a isso.
Quais pontos devem ter no seu processo de implantação de Software?
Para alcançar a meta desejada, é necessário seguir as etapas de um ciclo de vida de implantação de sistemas. Nós, da Eagle Tecnologia, trazemos um exemplo de passos que seguimos na pré-Implantação, Implantação e Pós Implantação,que podem te auxiliar em futuras implantações.
Pré-Implantação
Antes de colocar a mão na massa, temos um momento de Pré-implantação, onde é a hora de conhecer as necessidades do seu cliente.
É um dos passos mais importantes, pois é nele que você vai realmente identificar e conhecer melhor o dia a dia e os processos internos da empresa que você precisará configurar e personalizar dentro do Sistema de Gestão ERP.
Ainda na etapa de Pré Implantação é importante orientar o seu cliente quanto aos requisitos mínimos de hardware e estrutura física ideais para o melhor funcionamento do Sistema de Gestão ERP que você está implantando.
Este é um ponto muito importante a se atentar para evitar problemas que podem ser causados caso esta etapa não esteja bem alinhada com o seu cliente.
Antes de iniciar o processo de implantação é importante que se faça uma reunião de abertura para alinhar os processos chaves da empresa.
Esta reunião tem como objetivo realizar um registro com todos os envolvidos no projeto (cliente e equipe implantação) definindo os Processos Chave considerando problemas e necessidades mais urgentes de cada cliente.
Implantação
Após todas as regras daquele cliente estarem definidas e documentadas, chega a hora de começar o processo de Implantação.
Antes de começar o treinamento do cliente, prezamos por iniciar as Personalizações e Configurações do sistema com cautela e clareza. Pois este passo é o responsável pelos devidos comportamentos de cada módulo do sistema.
Após todo o processo de implantação e as configurações estarem concluídas, as pessoas que irão utilizar o sistema o ERP passarão para processo de treinamento do sistema, aprendendo suas funções e as suas usabilidades.
A cada módulo treinado, é interessante o Implantador passar atividades a serem feitas sobre aquele módulo a fim de sanar todas as dúvidas do cliente durante o uso.
Pós Implantação
Após a Implantação finalizada, indicamos um Acompanhamento Comercial mensal com cada cliente, através de encontros individuais.
Deve-se tratar de reclamações, sanar dúvidas de uso do sistema e também, para que o CS “Customer Success (sucesso do cliente)” identifique novas necessidades que possam surgir através desses encontros, como por exemplo, novas demandas.
Finalizado o período de encontros de Acompanhamento Comercial, é interessante solicitar uma pesquisa de avaliação para que o cliente possa avaliar o processo de implantação e também o desempenho da equipe, desde o seu início ao término do atendimento.
Com estes passos finalizados o cliente pode sair do atendimento da equipe de implantação e da equipe de CS e ir para o atendimento da equipe de suporte.
Um processo de implantação bem feito é o que garante a fidelização do cliente e faz com que ambos caminhem lado a lado. Garante que ocorra menos problemas na sua empresa e gere menos insatisfação para o seu cliente.
Trouxemos uma sequência de passos validados e testados sendo respectivamente: Pré Implantação, Implantação e Pós Implantação. Espero que seja útil.
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