Hoje escrevemos um artigo especial para você que é gestor. Vamos falar sobre o eSocial. Entenda em poucas palavras o que é, para que serve e quem está obrigado a declará-lo. Leia o artigo, fique por dentro desta nova norma e saiba como adequar sua empresa para evitar problemas trabalhistas.
Uma nova forma de envio das informações trabalhistas entrou em vigor em 2018 e isso irá facilitar para todos, trabalhadores, governo, e aos empregadores. Estou me referindo ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – o eSocial.
O eSocial é um projeto que surgiu com o Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014 e é integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Este sistema facilitará a comunicação entre o Governo Federal e os empregadores quanto à prestação das informações relativas aos trabalhadores, uma vez que vem para unificar e padronizar este processo.
Desta forma, o processo de prestação contas das organizações, junto aos órgãos responsáveis, com relação às questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas será simplificado.
Devido a maior descrição das informações, será importante que cada procedimento seja feito da maneira correta para que tudo se alinhe no final.
Então fique atento as orientações sobre os procedimentos que precisam ser seguidos para evitar multas e autuações a sua empresa!
O que é eSocial?
O eSocial é um programa destinado a coletar informações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e tributárias obtidas da relação do trabalho entre a empresa e o trabalhador, com ou sem vínculo empregatício, visando a unificação destas informações.
A intenção é certificar que qualquer fato dessas obrigações seja realmente declarado e cumprido, uma vez que as informações precisam ser informadas de maneira eletrônica de acordo com o Manual de Orientação do eSocial.
Pode-se dizer que a principal finalidade deste programa é sistematizar o gerenciamento, a fiscalização das informações e possibilitar o compartilhamento em tempo real a diversos órgãos administrativos.
Quem está obrigado a declarar o eSocial?
Algumas empresas são obrigadas a utilizarem o eSocial, são elas:
I – O empregador, inclusive o doméstico, a empresa e a eles equiparados em legislação específica;
II – o segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.
As empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões já estão, desde o início do ano de 2018, obrigadas a registrar informações de empregados e de procedimentos como férias e horas extras.
Já para as demais empresas, a obrigatoriedade iniciou-se em 16 de julho de 2018.
As entidades públicas terão prazo até dia 14 de janeiro de 2019.
Para isso, todas as empresas, incluindo micros e pequenas empresas e as cadastradas no MEI, devem estar preparadas para cumprir com as novas obrigações.
Quais as mudanças do eSocial?
Com certeza a principal mudança trazida pelo eSocial está na padronização e unificação das informações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e tributárias.
Isto proporcionará ao governo condições para fazer um controle rigoroso do processo que envolve a prestação de contas das empresas e para combater as irregularidades mais comuns.
Pois é notório que a falta de um padrão para o envio destes dados ou as inúmeras exigências de cada órgão tornaram os procedimentos cada vez mais burocráticos e essa abre brechas para problemas no cumprimento das obrigações.
Com a utilização do sistema, no momento em que os eventos ocorrerem, as informações serão enviadas aos órgãos responsáveis para que sejam confirmadas a aplicação das regras, se estão sendo feitas de maneira correta.
Pelo programa não passará informações equivocadas ou incompletas, devido ao cruzamento de dados que fará com que toda e qualquer incompatibilidade seja identificada.
Para garantir a legitimidade dos dados participam do sistema: a Caixa Econômica Federal (CEF), a Receita Federal do Brasil (RFB), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social (MPS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Quais são os principais pontos que sua empresa precisa tratar para evitar problemas futuros com o eSocial
- Em relação à folha de pagamento:
Com o eSocial, a folha de pagamento comum, usada pelas empresas passa a dar lugar ao que podemos chamar de folha de pagamento digital.
Com ela, os cálculos que antes eram feitos manualmente podem ser feitos pelo sistema operacional.
Assim como na folha tradicional, na nova folha de pagamento deve conter os diferentes registros financeiros dos colaboradores. Entre eles, o valor do salário, a bonificação e o valor de benefícios como vale-transporte, alimentação, INSS, entre outros.
- Em relação às contratações e desligamentos
É importante atender os prazos para prestar informações de admissões e demissões no sistema eSocial.
Em relação às admissões, caberá à empresa habilitar a recepção de um novo colaborador no programa até 30 dias antes da data em que pretende fechar a contratação.
Caso a admissão aconteça, a companhia deverá fazer o cadastro do funcionário no sistema até o final do dia imediatamente anterior à contratação. Caso a contratação não se concretize, será preciso cancelar o processo no sistema.
Quanto às demissões, elas também precisarão ser informadas no eSocial. O prazo é de até 10 dias após a rescisão contratual, caso o aviso prévio tenha sido indenizado.
Em casos de aviso prévio gozado pelo profissional, a empresa deverá cadastrar a informação no sistema até um dia depois da ocorrência do desligamento do colaborador.
- Em relação às alterações salariais
Havendo alterações no salário, será obrigatório a prestação de informações, como a data em que ocorreu a modificação, sendo o prazo de até um dia depois que acontecerem. Essa atitude irá impedir que o sistema aponte erro no cadastramento das informações referentes a folha de pagamento.
- Em relação à jornada de trabalho
As informações essenciais de cada colaborador precisam também ser enviadas, tais como o valor de seu salário, sua função exercida dentro da companhia, entre outras.
Se houver qualquer modificação nelas, será necessário atualizar essas informações no sistema no momento em que as mudanças acontecerem.
Questões como alterações de horário de trabalho, por exemplo, precisam ser informadas ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.
Vantagens do eSocial
Com a implantação do eSocial a maior vantagem está na unificação dos documentos.
Serão substituídos 15 “formulários”, pois as empresas passarão a usar um software disponibilizado pelos órgãos federais para o envio das informações.
Informações que serão unificadas:
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Folha de pagamento.
Para trabalhadores a vantagem é que terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet.
Já o governo poderá fiscalizar mais e exigir o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.
Os empregadores também são beneficiados com a simplificação dos processos que irá acontecer quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial.
Além disso, poderão contar com mais eficiência e produtividade do RH, simplificação de atividades, racionalização dos processos, otimização da gestão organizacional, economia de recursos, transparência e segurança jurídica.
Sem dúvidas o eSocial no início irá exigir bastante trabalho, atenção e grandes adequações das organizações. Mas com certeza irá contribuir para melhorar a gestão das questões trabalhistas.
Este programa será de grande importância a todos os envolvidos, pois terá uma gama de informações unificadas proporcionando maior facilidade de envio, e de acesso posterior para organização, empregado e ao governo.
O quanto antes forem feitas estas adequações melhor será para as empresas, pois terão tempo hábil para o cumprimento das obrigações evitando maiores transtornos, como multas e autuações.
