Controle de cheques, dor de cabeça para uns, praticidade para outros. Os que fazem um bom controle de cheques podem gozar da praticidade que essa modalidade de pagamento traz, mas se você não faz parte deste grupo, vish! Você tem dores de cabeça quando o assunto é cheque?
Venha conferir essas dicas para dominar o controle de cheques e deixar as dores de cabeça de lado!
Quando falamos de cheques, algumas pessoas não querem nem pensar no assunto, falam que é ultrapassado, caiu em desuso ou que só traz problemas e dores de cabeça. Mas será que é isso mesmo?
Se a utilização de cheque é tão ruim assim por que depois de tantos anos e com tantas modalidades de pagamento disponíveis, o cheque ainda é amplamente utilizado. Será que o problema é a modalidade de pagamento, ou é o seu controle de cheques que não é feito de forma adequada.
Confira abaixo essas super dicas para dominar de vez o controle de cheques e usufruir dos benefícios que esta modalidade de pagamento traz.
O que é controle de cheques?
O controle de cheques é uma forma de gerenciar e simplificar a utilização de cheques em sua empresa. Basicamente você documenta todo o histórico do cheque e suas informações, como status (compensado, devolvido ou cancelado), emitente, recebedor de datas, valores dentre outras informações.
O importante é manter de forma organizada o acesso às informações dos cheques que passam pela sua empresa.
Utilização de cheques nos dias atuais
Com a introdução de novas modalidades de pagamento devido ao avanço das tecnologias utilizadas pelas instituições financeiras, a utilização de cheques segue em amplo declínio, como mostram os dados disponibilizados pelo Banco Central (BC).
Em janeiro de 1998 foram emitidos 2,943 bilhões de cheques, já no mesmo mês de 2019 esse número caiu para 436 milhões, com o passar do tempo este número tende a cair mais ainda.
Apesar da diminuição da emissão de cheques como mostra os dados do BC, você que é empresário sabe que esta modalidade de pagamento ainda é muito utilizada e realizar o controle de forma adequada deste título é extremamente importante.
Importância de realizar o controle de cheques
Realizar o controle de cheques irá te auxiliar a ter uma visão das datas de emissão, bom para (cheques pré-datados), compensação, devolução e cancelamento se for o caso, auxilia também a ter um controle sobre as partes envolvidas no cheque, como emitente e recebedor. Abaixo irei listar 3 tópicos relacionados ao controle de cheque:
Como controlar o cheque por status
Ao lançar um cheque e realizar o seu controle é importante registrar qual é o status do cheque no momento, normalmente o cheque pode ter 4 status são eles:
- Bom Para: Normalmente utilizado em cheques pré-datados que são os cheques que possuem uma data de compensação futura.
- Compensado: No caso dos cheques que foram depositados no banco e creditado na conta do recebedor.
- Devolvido: São os cheques que não foram possíveis realizar a compensação por algum problema, normalmente associados a falta de fundos, conta encerrada ou divergência na assinatura.
- Cancelado: O cheque cancelado ou sustado é o cheque que foi pelo emitente por algum motivo, normalmente associado a fraude ou roubo.
Monitorar o histórico da movimentação do cheque
O histórico do cheque é como se fosse um registro da sua vida útil, deve ser feito desde o momento em que o cheque foi emitido/recebido, até o momento em que ele foi compensado, cancelado ou repassado.
Neste histórico você deve informar, por exemplo, a sua data de emissão, e as demais datas das alterações de status e eventos relacionados ao cheque, como data de compensação ou data de devolução e o motivo da devolução e assim por diante.
Monitorar o destino do cheque
Assim como o histórico é importante também armazenar o destino do cheque, de quem foi emitido e para quem o mesmo foi repassado, além das informações das pessoas envolvidas, como telefones para contato e documentos pessoais.
Realizar o controle desses tópicos abordados irá facilitar a ter acesso a essas informações do cheque e com isso irá auxiliá-lo no momento em que for necessário tomar alguma atitude caso algo saia errado no momento da compensação do cheque, ou caso você mesmo tenha um cheque devolvido.
Antecipação de cheques e os cuidados necessários
Empresas que trabalham com modalidades de pagamento a prazo podem acabar necessitando de adiantar o recebimento destes valores e no caso dos cheques pré-datados isso é possível com a antecipação de recebíveis.
A antecipação de recebíveis consistem em uma linha de crédito que permite que as empresas adiantam o recebimento de suas vendas. Este serviço é disponibilizado apenas a pessoas jurídicas e deve ser solicitado normalmente em instituições financeiras como bancos ou fintechs.
Essa antecipação é vista com bons olhos em situações esporádicas, pois é uma fonte de crédito de forma rápida e simplificada e normalmente possuem taxas muito menores que os empréstimos.
Por se tratar de um serviço disponibilizado por outras instituições ele terá um custo, normalmente associado a taxas de antecipação, portanto é muito importante que esse recurso não seja utilizado de forma contínua, pois torna-se uma fonte de capital de giro mais cara o que irá impactar de forma negativa no resultado financeiro da empresa.
Para prevenir que a antecipação de recebíveis ou até mesmo a solicitação de empréstimos se torne algo comum na sua empresa é extremamente importante que você tenha uma gestão financeira solida e organizada, portanto confira estes 10 segredos para implantar uma gestão financeira empresarial mais poderosa.
Como a Eagle apoia seus clientes na Gestão de Cheques
Além destas super dicas disponibilizadas neste artigo, a Eagle através do Eagle Gestão disponibiliza um módulo de controle financeiro completo para seus clientes.
Neste módulo possui uma parte dedicada ao controle de cheques onde é possível realizar todos os controles citados neste artigo e muitos mais, como associar os cheques cadastrados no sistema diretamente às contas a receber ou a pagar e vários relatórios exclusivos para simplificar a visualização e controle de seus cheques.
Como foi destacado, utilizar tem um bom controle de cheques é extremamente importante para evitar dores de cabeça e até prejuízos ao utilizar esta modalidade de pagamento.
Apesar da diminuição do uso, é importante disponibilizar essa modalidade para seus clientes visto que ela ainda representa uma parte considerável das negociações, e traz algumas vantagens, como ausência de taxas, praticidade em renegociar datas de pagamentos, disponibilidade da antecipação de recebíveis dentre outras.
Mas para poder usufruir apenas das vantagens e evitar as dores de cabeça, os tópicos abordados neste artigo devem ser implantados no seu controle de cheques.
